報連相のルール作りとポイント【例文付き】部下から上司への提案が必要

仕事では欠かせない報連相（報告・連絡・相談）ですが、このような経験はないでしょうか？

A部長には報告をすると、そんなことは報告しなくてもいいと言われ
B課長にはなんで報告をしてこないんだと詰められる

こういった板挟みの経験があるのではないでしょうか？

また上長が変わったり、転職をして環境が変わる度に人によって報連相の感覚に悩まされることがあると思います。

そこで今回は報連相に関して部下からルールを提案しうまく関係を構築するためにルールの設計について紹介します。

【報連相】に疑問を感じている方は一緒に復習しなおしましょう！

報連相の意味

報連相は「報告・連絡・相談」の頭文字を合わせたビジネス用語になります。
ここでは上司と部下を例に具体的に紹介していきます。

報告の定義

上司からの指示や指令に対して部下が経過や結果を知らせることです。
また取引先などへ案件の経過（進捗報告）を知らせることです。

連絡の定義

情報やスケジュールを関係者（チームメンバー）に漏れなく知らせて内容を共有することです。
上司や部下に関わらず誰もが発信側にも受信側にもなります。

相談の定義

問題を解決するためや判断に迷う時に自己判断するのではなく、上司や先輩に意見やアドバイスをもらうことです。

これがビジネスで使う基本的な報連相になります。
理解して説明できることで、ビジネスシーンでの効率は向上します。

続いて報連相の目的について説明します。

報連相の目的

報連相がなんのために必要か理解していきましょう！部下が上司に対して実施する事が多いので部下目線での目的について3つ紹介します。

①信頼関係を維持するため

よく新人や転職して間もない人にとって必要な目的になります。いいことも悪いことも報連相できると上司からは正直できっちりしていると印象に残り、結果信頼に繋がります。

②業務をスムーズに進める

報連相をおこなうことで仕事でのやり直しが少なくなります。

例えばプレゼン資料を作成していて期限までに提出しようとこだわって作った資料でも、求められているものと違った場合は却下されてしまい、仕事量が増えてしまいます。

③自分を守るため（責任を取らない）

報連相をしておくことで何か問題が発生した場合も報告を受けた上司の責任となるため、トラブルに巻き込まれくなります。

3つ目が一番大切で、例えば納品のスケジュールが予定通りにいっていない場合に報告していることで、クレームになった場合も進捗を報告していることが役割であるため、責任を追求されることはありません。

ルール作りの必要性

冒頭でお伝えした通り、報連相をした方がいいとわかっていてもその人によっては重要であったり、逆に報告をすることで時間を取られたとネガティブに感じられることもあります。

人によって価値観が違うため、ただ報連相をおこなっていてはマイナス評価になることもあります。
そうなる前に先にこちらから提案してみましょう。

ルールを作るおすすめポイントについて紹介します。

・自分に有利にすることができる
・価値観に左右されない
・上司は提案された事が嬉しい・助かる

ルールを作る側になることで、自分に有利な状況を作ることができます。ここでいう有利とは細かく報連相しなくても、自分のタイミングでなるべく時間が取られないように設計ができる点です。

またルールがあれば個人的な感情や価値観に左右されないので、安心感があります。

基本的にはルールは上司が作るものですが、管理職は忙しい事がほとんどです。そのため、いつでも相談してくれや問題があれば報告するようにと抽象的なことを言う事がほとんどです。

その際にすかさず部下側から具体的な提案をすることで受け入れてもらいやすくなります。

報連相ルール

報連相を自分と相手の中で作ってしまう仕組み化する考え方です。

事前にルール化（仕組み化）することで上司・メンバー・クライアント問わず「報連相」のタイミングを共有できスムーズに業務を遂行することが可能です。

ではそれぞれのルールを例文付きで見ていきましょう。

報告のルール作り

報告ルールを作るためにはタイミングと方法を押さえることが重要です。プロジェクトや依頼されたものに対して報告するポイントについて見ていきましょう。

①タイミング

大事なポイントは相手を不安にさせないことです。

指示や委託された業務に関しては適切なタイミングで報告がないと相手は不安になります。
不安を感じると仕事任せたいと思われません。

報告がうまい人は相手の事を意識して適切なタイミングでしています。
この経験の積み重ねで信頼を得ているとも言えます。

上級者になると、忙しい時間帯を避けたり、お昼ごはんを食べた後の気分が落ち着いている時にするなどいろいろな工夫ができます。

②報告の方法

報告方法は口頭と記述の2つがあります。先ほどのタイミングにも関わることではありますが報告内容によっても変えていきます。

• 注意ポイント

個人的な意見を伝えないことです。
「思った」や「感じた」という感情がはいると上司に誤った判断をさせる原因になります。
感情の報告は事前に「これは個人の感想ですが」と一言添えましょう。

記述の場合は見ていないと言われないように工夫が必要です。

・上司のデスクにメモや付箋をはって置く
・送信済みのメールやチャット文章を印刷して机に置く

記述の場合は伝わらない場合もあるので、共通認識のあるテンプレートを用意しておくとスムーズにやり取りができます。また「5W3H」の考え方で細かくすることで、伝わりやすくなります。

フィードバックをもらいながら改善していきましょう。

【例文】

部長：この資料を3日で仕上げておいてくれ！

部下：わかりました。報告のタイミングについて確認したいのですが、進捗に問題ないか見ていただきたいので今日中にメールにて資料を送らさせてもらうので明日の朝簡単にフィードバック頂けますでしょうか？

部長：わかった、では10時に15分程フィードバックするから時間調整しておいて

このような報告のルールを作ることで、唐突に今の進捗はどうだ？と聞かれることもなくなりますし、準備ができた状態で報告することはより明確に伝えることができます。
口頭より記述での報告の方が簡単で時間短縮になることも多いので、時間を有意義に使うためにもルールが必要です。

連絡のルール作り

「連絡」はできる限り簡潔にできるルールにしましょう。事実と予定を伝えることが重要なため細かすぎると負担が増えてしまいます。「必要な情報」と「必要な人」を明確にしておくことで作りやすくなります。

①必要な情報の整理

必要な情報も予定と決定があります。

こうなりそうだと曖昧なものは連絡を必要としていない人がいます。重要度が高いことは連絡が欲しい人や本日、明日などの直近スケジュールは連絡が欲しい人など状況によるため、先にルール化しておくことが必要です。

決定の場合や事実ベースでの情報は連絡が必要になります。この場合は迅速に連絡するために漏れがないように送り先や連絡方法のテンプレートなどルール化しておきます。

②必要な人の整理

連絡をする際は必要な種類や順番があります。どの人に連絡をするべきか明確にしないと、機密情報が漏れる可能性もあります。

このようにどの人に連絡が必要かを明確にしなければ、社内に連絡する情報を社外の人にも送っていしまう可能性もあります。

順番に関してはメールなどで一斉に送信するべきであったり、一部の人に連絡し確認をもらった後に他の人に連絡するなど、順番を決めることも必要です。

• その他のルール

・緊急度が高いもの（口頭・電話）
・ツールの設定（メール・チャット）
・人数が多い場合（朝礼・会議・社内報）
・文書として残すルール

その他にもルールとして緊急度が高い場合はまずは電話をしでない場合はメールを送るなど、連絡方法のルールがあったり、プロジェクトの変更について社外の対応であればすぐに連絡が必要、社内の対応であれば決定してから連絡など案件によってルールを作ることも大切です。

また文書による連絡が必要な場合もあらかじめ項目を決めておくと共通認識を高めてスムーズです。

【例文】

部長：昨日商談した件、○月✕日に完了予定で進めるから先方の状況に変更があれば部署全体に逐一連絡してね

部下：わかりました。連絡の頻度ですが、初めての取引のため、先方の予定が変更しそうという情報が入れば部長にチャットで報告する形でよろしいでしょうか？

部長：そうだね。初めてだから細かい動きも報告してもらおうかな。もし必要であればそのあと部署メンバーにもグループチャットに共有するようにお願いするね。

このように連絡する際の情報レベルと該当者を明確にすることで、無駄な連絡であったり漏れを発生させる事を防ぐ事ができます。

相談のルール作り

相談のルール作りで大切なことはいつ相談するべきかを先にルール化しておくことです。上司が忙しそうにしていたり、相談がうまくできずに逆に詰められたりと人によってコントロールしにくい部分になります。

先にどういった内容でどういったタイミングでするを決めておくことで非常に相談しやすい環境ができます。

①相談内容の大枠を決める

仕事での相談内容というのはある程度決まっています。物事がうまく進まず不安な状態や、選択肢が複数ある中で迷った時です。

相談する前に「こういった問題の時は相談します」と伝える事で、相手も身構えることができますしいいアドバイスをもらうことができます。

②相談の日程を決める

日程を仮で問題ないので、伝えることが大切です。上司がいつでも相談してと言われていても忙しそうにしているとなかなか相談しにくいものです。

先にスケジュールを押させておけば、忙しい状況だった場合も上司の方から別日や時間の変更を伝えてもらえます。

• 良いアドバイスをもらう工夫

相談の環境が整っていても、伝え方が「うまくいかなくて困っています」の様な抽象度が高い相談では憶測や想像で返答をするしかありません。以下の内容を自分の中でテンプレート化してルールとしてもっておきましょう。

【伝え方】どういう状況なのか明確に伝えましょう。
①相談したい事柄の現状
②相談したい事柄の目指しているところ
③相談する前にすでにやったこと
④やった後に目指している状態にならなかった理由

【聞く姿勢】良いアドバイスをもらうには聞く姿勢も大切です。
①目を見て話す
②うなずく
③メモを取る
④質問する

相談相手が良いアドバイスを考えやすいように自分の持っている情報を伝える必要があります。また聞く姿勢がしっかりしていることで、ちゃんと聞いていると認識しより親身になって的確なアドバイスをもらえます。

相談をされた側は「どの部分に問題があって、どういうことをしたらいいのか」という事がクリアになり、的確なアドバイスを与えることができます。

【例文】

部長：次のプロジェクトに任せるので頑張って進めてくれ、何かあったらいつでも相談して

部下：ありがとうございます。相談に関して先に確認しておきたいのですが、今回のプロジェクトは決定することが多そうなので、1日考えてもいい案がでなかった場合は相談させていいですか？

部長：それは逆に時間がかかりすぎだから1時間考えても決まらない場合は相談して

部下：ありがとうございます。ではその場合は時間を関係なく相談させてもらいます。

このようにいつでも相談してという上司に限って、ちゃんと話を聞くことは少ないです。部下からしっかりとタイミングと時間を共通認識として持つことで、スムーズに相談する関係が構築できます。

まとめ

ルールを部下から作る時に注意するポイントとしては「すべてを決めすぎないこと」です。

細かく決めることはより具体的でいいのですが、上司としてはすべてを決めたられると立場がなくなると感じることがあったり、やりにくさを感じる事があります。

そのため、少し相手に決定権があるように伝えるとストレスなく進めることができます。

もちろん信頼関係が構築できていればもっと部下側が誘導しても問題ないです。

報連相（報告・連絡・相談）は新人や転職したての人にとっても重要なスキルになります。
どちらも信頼を得るためには一番早い方法だと思います。

最初のうちはなかなかコミュニケーションが取りづらいと思いますので、報連相での会話が一番職場に馴染むことができます。

報連相ができない人は大抵自己判断してしまっていることが多いです。しっかりと上司と内容をすり合わせましょう。

ひとつの判断基準として「言って怒られることがなくても、言わなくて怒られることがある」と思ったことは是非報告や相談をするようにルールを作っていきましょう！

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