★運送会社もIT化♪『業務効率化のアイデア18選』 


運送会社もIT化で業務効率アップ

世の中は生産性向上や業務効率化が求められています

実際に業務効率化に取り組みたいと思っても企業の状況や業務内容に適した手法を選ばなければ高い効果は期待できません。


今回は業務効率化を図るために

比較的取り入れやすい

具体的な18個のアイデアを

ご紹介します。


業務効率化とは

「業務効率化」とは 「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して


より効率的に業務を遂行できるように

する取り組みです。


時間的・経済的なコストを削減することで生産性向上そして企業全体の業績を向上させることになりますね。


時間やリソースが限られた状況の中で

企業は可能な限り高いパフォーマンスを出し

業績を上げていかなければなりません。


そのために

業務のスピードを上げ低コストで処理していくことが必要です。


生産性向上

「業務効率化」と混同されやすい用語に「生産性向上」があります。


「業務効率化」と「生産性向上」の関係は一言で表すと「手段」と「目的」。


業務効率化は「ムリ・ムダ・ムラ」を

排除することで

業務にかかるコストを押さえることを目指します。


生産性向上は

この「コスト低減」を含めたさまざまな対策によって

少ない労力で高いパフォーマンスを出すことを目的としています。


①業務自体のアウトソーシングを行う

「アウトソーシング」とは

業務の一部を切り出して社外の人材や専門企業に仕事をしてもらう方法です。


「業務委託」とも言います。


この手法は毎月の給与計算などの

ルーティン化できる業務やカスタマーサポートサービスの運営など内製するよりも

専門業者に委託するほうが割安な業務が適しています。


アウトソーシングを活用することで

本来注力すべきコア業務に集中できるようになるため

業務効率アップが期待できます。



②専門家のコンサルティングを受ける

「業務効率化に取り組みたいと思っても

何から手をつけたら良いのかわからない」という場合には


業務改善支援のコンサルティングサービスを活用する方法も有効です。


専門知識を持ったコンサルタントに 第三者視点で

業務フローの可視化や課題の洗い出しをしてもらうことで

効果的な改善を行うことができるでしょう。


③PCのショートカット機能を使う

「ショートカット」とは

コンピューターの特定の動作を簡単な操作で行えるようにしたもので、パソコン作業をスピードアップできる便利な機能です。


さまざまな方法がありますが

まずは手軽に取り入れられる

「ショートカットキー」を活用してみると良いでしょう。


キーボードのキーを複数組み合わせて押すことで

マウスを使わず簡単にさまざまな操作ができます。


ショートカットキーの例

・「Ctrl」+「C」→選択した文章などをコピー ・「Ctrl」+「V」→コピーした文章などを貼り付ける ・「Alt」+「Tab」→アプリやウィンドウを切り替える


他にもショートカットキーで多様な動作を呼び出すことができるので

覚えておくととても役立ちます。


さらに、頻繁に使うアプリやファイルをワンクリックで呼び出せる

「ショートカットアイコン」をデスクトップに設置したり

変換しにくい固有名詞などを「単語登録」したりするのも

業務効率化に効果的です。


④チャットを利用する

「チャット」は

パソコンやスマホなどを通じて

複数人ととリアルタイムでメッセージのやり取りをすることができるコミュニケーション方法です。


情報共有をよりタイムリーにしたいと考えている場合にはチャット型の情報共有ツールを導入すると効果的です。


短い文章でタイムリーにコミュニケーションを取り合えるのが特長なので

メール作成に時間がかかったり

相手とタイミングが合わず何度も折り返し電話をしたりといった

手間やストレスを軽減することができます。


会社の組織内のみ利用可能な「社内SNS」や

外部ともやり取りできる「ビジネスチャットツール」などの中から

自社に合ったものを選択しましょう


⑤高機能マウス・キーボードを活用する

マウスやキーボードなどパソコン周辺のツールをより高機能なものに取り替えるのも効果的です。


操作性の良いツールによって作業スピードがアップするのはもちろん

思うように操作できないストレスからも開放されることでしょう。


スマホやタブレットで仕事をしている場合でも

高機能マウスなどを取り入れることで

タッチパッドではやりにくかった操作が快適にでき

作業スピードが格段にアップします。


コンパクトなものやワイヤレスで使用できるものなど

さまざまなタイプがあるので、活用を検討してみましょう。


⑥タイマーを活用する

長時間仕事をしていると

集中力が切れてついダラダラと作業してしまったり

別の業務のことをあれこれ考え始めてしまうこともあるでしょう。


そんなときには「タイマー」を活用するのが効果的です。


時間を意識せざるを得ない環境をつくることで

ひとつの作業に集中して取り組むことができます。


音や振動で他の社員の業務を妨げないよう

ブラウザの拡張機能やアプリを使って

パソコンの画面上で操作する方法がおすすめです。


予定表のアラート機能などの活用もおすすめです。


⑦ノートパソコンへの切り替え

リモートワークやフリーアドレスオフィスなどが増加し

「社内の固定の席で仕事をするのが当たり前」ではなくなってきています。


そのような時流の中で、パソコンも可動性を重視しデスクトップ型からノート型へ切り替える企業が多いようです。


現在のノートパソコンは

デスクトップパソコンに引けを取らない機能や操作性を備えているので

動画編集などパソコンへの負荷が大きい業務でなければ、十分に対応可能でしょう。



⑧ToDoリストを活用する

タスクが多くて優先度が分かりにくい、業務漏れが発生するなどの課題を抱えている場合には、手持ちのタスクをToDoリスト化する習慣をつけると良いでしょう。


やるべきことを可視化することで

全体のボリューム感や優先順位などを把握しやすくなります。


落ち着いて業務を進めることができるため

対応漏れにも気づきやすくなるでしょう。


ノートなどを使う方法の他に、専用のアプリやWebカレンダーを活用すれば

編集や並べ替えも簡単でストレスなく運用できそうです。



⑨ファイルのカラーリング

書類の管理に使うファイルは色分けをして

必要なものを直感的に探せるように工夫すると良いでしょう。


「顧客別のファイルは青、商品情報のファイルは黄色」など

用途によって色を統一しておくと、目的のファイルを見つけやすくなります。


小さなことのようですが

頻繁に発生する作業なので

積み重なれば大きな時短効果が期待できることでしょう。



⑩Excelのマクロ機能を使う

Excelを使って操作の手順や流れが決まっているルーティン作業をしている場合

「マクロ」によってその作業を自動化できる可能性があります。


マクロとは、自動化したい処理を記録してワンクリックで実行できるようにしたものです。


「VBA」というプログラミング言語で構成されていますが

Excelには実際に行った操作を記録して自動的に

マクロを生成してくれる機能があるので

プログラミングの知識がない人も活用することができます。



また

Googleスプレッドシートなど

Excel以外の表計算ツールでも類似の機能を備えている場合があります。


業務で使用している場合はぜひ活用してみましょう。



⑪RPAを取り入れる

「RPA(Robotic Process Automation)」は

ロボットを活用して業務自動化を行うためのソフトウェアのことです。


入力値のチェックや会計金額の照合など

明確な判断基準がある定型業務であれば自動化することができ

従業員の負担軽減に貢献します。


また導入がうまく行けば

人間が行うよりもミスが発生しにくいというメリットもあります。


求める業務のレベルによって費用や取り入れやすさには幅があるので

さまざまな要件を考慮して導入を検討しましょう。



⑫AI技術を導入する

「AI(Artificial Intelligence)」は

人間の頭脳のようにコンピューターが自ら判断する仕組みです。


「人工知能」とも呼ばれ

あらかじめ与えられた知識を元に自己学習します。


AI技術の発展によって、これまでは人間にしかできなかった業務も

徐々にコンピューターやロボットが代替できるようになってきています。


RPAにAI技術を組み合わせることで

より柔軟な判断が可能になり

さらに幅広い業務を任せられるようになるでしょう。


ただし、専門知識を持った技術者でなければ扱いが難しい手法のため

導入や運用のコストを考慮しつつ自社の業務をAIで自動化できるのかどうか

専門業者に相談してみると良いでしょう。



⑬リモートワークを活用する

「リモートワーク」は

「remote=遠隔」と「work=働く」が合わさった造語で

自宅や社外のワーキングスペースなどから

インターネットを通じて会社にいる人たちと一緒に業務ができる勤務形態です。


自宅が会社から離れている人や

短時間だけ勤務したい人の通勤時間や費用の負担を軽減して

人材を有効に活用できるメリットがあります。


遠隔でも適切に指示やコミュニケーションができるよう

社内の体制を整えた上で運用しましょう。



⑭ペーパーレス化

文書の電子化による「ペーパーレス化」は、業務効率化では定番の手法です。


ペーパーレス化に取り組むことで

紙やインク代のコストカットになるのはもちろん、管理や更新の手間も大幅に削減できます。


会議資料や業務マニュアルなどの社内で使用する文書だけでなく

クラウド上のやりとりで企業間の契約書が締結できるサービスなども誕生しています。


納税申告手続や人事労務手続の一部など電子申請の義務化に対応するためにも

ペーパーレス化に取り組んでみると良いでしょう。


⑮ヘルプデスクのbot化

社員からの問い合わせに対応する管理部門や、顧客からの技術的な問い合わせに対応するカスタマーサポート部門。


問い合わせの対応に追われて

通常業務がままならないという悩みを抱える担当者も少なくないのではないでしょうか。


こういった課題の解決策として「ヘルプデスクのbot化」をご紹介します。


「bot」とは「robot(ロボット)」の略で

ヘルプデスクのbot化は

問い合わせページなどに想定される質問と回答を設定しておくことで

botが自動応答で対応してくれるようにすることです。


この仕組みを取り入れることで

担当者は同じ質問に繰り返し追われることがなくなり

他の業務に集中することができます。


⑯オフィスのレイアウトを変更する

デスクなどの配置も

業務効率を左右する要因のひとつです。


例えば

デスクがオフィスの出入口に近いと

人の行き来が気になって集中しにくくなります。


また人通りが多いにもかかわらず動線が狭いと

周囲の人や物にぶつかってストレスになりかねません。


最近では固定の席を定めない「フリーアドレス」を取り入れる企業も増えています。


日々の業務内容や仕事の状況に合わせて席を選べるため

部署をまたいだプロジェクトへの参画などもしやすいというメリットがあります。


従業員の増減や業務の変動に合わせてフレキシブルに調整しながら

常に生産性の高いレイアウトとなるよう心がけましょう。



⑰会議時間の短縮

会議は複数名の社員が集まって行うため、想像以上に人件費がかかっています。


なるべく短い時間に凝縮し

効果的に実施したいものです。


以下のような工夫をすることで

短時間で必要な協議や情報共有をすることができます。



⑱面接のWEB化(オンライン面接)

採用面接といえば

求職者が会社に出向いて対面で行うのが一般的ですが

本格的な選考前のカジュアルな面談の場として

「WEB面接」を取り入れる企業が増えています。


売り手市場が続く中で

候補者に対して面接のハードルを下げて応募してもらいやすくすると同時に

企業としても受け入れにかかる事務的な手間や

コストを抑えられるというメリットがあります。


また

録画機能を活用することで選考の精度を高めることもできます。


ご参考にされてくださいませ。


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