★河野大臣も推進『脱印鑑』はなぜ必要?メリットは?

新型コロナウイルス(Covid-19)の感染拡大で

世界中の都市でロックダウン(封鎖)が実施され

経済活動に壊滅的な打撃を受けました( ゚Д゚)

『脱印鑑』のメリット

日本でも

・企業のテレワーク導入

・学校ではオンライン授業

・病院では遠隔医療

・外食やネットスーパーのデリバリー


なども普及しました。




その一方で

行政手続きのオンライン化(や電子化)の遅れや印鑑の押印問題のために

出社するなどと感染症対策で表面化し

政府はデジタル化社会への移行を加速しています。


こんにちは

軽貨物運送アシストライン社の矢野です。


私たちの会社でも今

デジタル化に取り組んでいるところで

FAXのペーパーレス化や社内システムのクラウド化など

少しづつ実現しています。



今回は『脱印鑑』電子印章化の

社会に関して紹介したいと思います。


印鑑といえばどこの企業でも

誰でも使ったことがある仕事道具かと思います。



もしかしたら将来

印鑑がオフィスでほとんど見ないシーンが実現するかもしれません♪


これまでの習慣を変えなければならない程の課題は何か?!

『脱印鑑』をするメリットは?


ハンコ文化の課題と

なぜ脱ハンコを進めるべきなのかをご紹介します。



ハンコ文化では生産性が上がらない?

『印鑑の捺印をしないと決済できない』という文化は

日本の商習慣において広くそして深く浸透しています。


ハンコ文化は通信・その他

コミュニケーションツール等がない時代からの習慣です。


働き方も多様化し

各ITツールも充実している現在において

ハンコ文化は本当に必要なのでしょうか?


2020年6月の

アドビシステムズより発表された調査レポートによると

72.6%の人がハンコは生産性を下げていると回答しています。

アドビ「中小企業経営者に聞いた判子の利用実態調査」の結果を発表


具体的にはどのような問題が生産性を下げているのでしょうか? 

主な要因3つを紹介します。


押印・捺印で生産性をさげている3つの原因

1. 押印のためだけ出社・移動・郵送しなければならない

押印・捺印で生産性をさげている原因

テレワーク中も押印のためだけに

やむなく出社という本末転倒な状況が発生していることはみなさんもニュースなどで知っているかと思います( ゚Д゚)

近年の『働き方改革』でテレワークの

ルール整備は少し進みましたが

押印のために出社しなければならない

状況を見ると


「あくまで出社を前提とした一部」

テレワークだと思ってしまいます。


また

本社の他に支部や支所・店舗を複数持つような他拠点企業では

押印のために移動をしたりすることもあると思います。

押印は

「承認してほしい人による確認がされた・承認された」ということが

分かればその目的を達成することができます。


押印のために本業の時間を潰してまで

複数の拠点を行ったり来たりするのはとてももったいない時間の使い方をしている

=本業の生産性を下げていると言えるのではないでしょうか。



2. 押印がないとワークフローが進まないため 押印ありきのムダな仕事が生まれる


ワークフローや業務プロセスを進める際に押印が必須だと

前で触れたようなわざわざ押印のために移動が必要だったりします(泣)


押印のための何度も同じ説明をしなければならなかったり

様々なムダが発生してしまいます。


押印前の根回しから押印のための移動や待ち時間

押印後の書類提出と管理で「仕事」とも言いづらい業務が

発生しているのではないでしょうか?!


こうしたムダは省きたいものの

押印が必須であり

押印のリレーを繋がなければ意思決定ができないため

止むを得ず本業を後回しにしてでも対応しなければなりません。


こうした仕事が

「本来やらなければならない業務を妨げ、生産性を下げています」



3. ペーパーレスが進まない


『印鑑捺印の決済文化』は

そのままペーパーレス化を妨げる原因となります。


ペーパーレスが進まなければ結局はその書類が物理的にある場所で仕事をし

回覧や共有・決裁をしなければならないので

出張等での不在時に対応ができない。


あるいは他拠点の場合は決裁のために

郵送しなければならないといった手間が増えます。

加えて

紙の書類は保管・管理業務も手間がかかります。


保管スペースをとり

ファイリングやラベリングといった管理のための業務が発生します。


こうした保管・管理業務がひいては

社内文書全体によく関わるバックオフィスの負担となり

バックオフィスの生産性を下げています。

ハンコ文化をやめ

ペーパーレスを実現できれば

いつでも・どこからでも

意思決定を下すことができ

保管・管理業務から解放されます。


これら3つの課題

みなさんも一度は感じたことがあるのではないでしょうか?!


とはいえ

冒頭の調査レポートにもある通り

導入にハードルを感じている方が多いのが現実です。


社外とのやりとりで抵抗がある他は

社内での導入コストや抵抗がある運用面で不安があると思います ((((;゚Д゚))))ガクガクブルブル

次の段落では改めて脱ハンコのメリットを紹介し

最後に脱ハンコへのアプローチについて少しだけ触れ

まとめたいと思います。



脱ハンコのメリット

脱ハンコは

様々なメリットをもたらします。


業務におけるメリットにとどまらず

働き方といった大きな観点からもその効果をお伝えします。


1. 生産性向上への貢献


脱ハンコの最も大きなメリットは

「生産性向上への貢献」の一言で

表すことができると言っても過言ではありません。


脱ハンコができれば少なくとも上記2つの課題は解消されます。


日常の書類作成業務・承認依頼・承認業務はもちろん

ペーパーレスが進めば保管・管理業務もなくすことができるのです。

しかし

生産性はムダな業務がなくなっただけでは上がったとは言えません。


脱ハンコでムダな業務をなくす

→本業に充てる時間が増えその分残業を減らすことで初めて実現します。

脱ハンコは短期的にはムダな業務をなくし

中長期的には有益な時間を生み出すことにつながりますねー!(^^)!



2. 場所に囚われない働き方の実現


脱ハンコは働く場所からも私たちを解放してくれます。

印鑑そして押印された書類の保管・管理の観点から

働く人がその場にいかなければなりません。


しかし脱ハンコができれば場所に囚われず

オンラインで意思決定ができ

どこからでも働けるようになります。

これまで『テレワーク』の際には

「テレワーク用」の仕事をまとめて持ち帰り

取り組んでいたかもしれません。


今後はその必要はありません。

オフィスの業務を選ばずに遂行することができるのです。

人手不足は

日本の『働き方改革』に関わる大きな課題の一つです。


従来の働き方にこだわらないことで

採用や従業員満足度にも良い影響をもたらすでしょう。


具体的に

脱印鑑はどう進めればよいのか?!

それは『ワークフローを使った電子化』がおすすめです。

印鑑自体の電子化は現在いくつか提供されている電子署名サービス等でも実現できます。


『ワークフロー』システムを使うと次のようなメリットがあります。


1.印影がつくのでハンコ文化自体は残しながら電子化できる

2.ハンコだけでなく書類の電子化(ペーパーレス)も同時に実現できる

3.申請や意思決定は全て保存される。さらに過去の意思決定をすべて情報資産化できる


以上の3つの課題はワークフローを使った

脱ハンコの取り組みで、全て解決することが分かります。



みなさんがご懸念されている通り

長年の習慣をなくし新しい習慣を作ることは働く人の心理面(ソフト面)では抵抗があり


設備面でも(ハード面)金額・リソース的なコストがハードルとなります。

しかし

このままハンコ文化を続ければ

働く人の貴重な時間を奪い続け

今後、脱印鑑に成功した企業との企業競争力の差に直結します。


すでに

脱ハンコに成功した先行企業は増えつつあります。


ということは脱ハンコできない最大の要因である

社外取引先が対応できないという理由は今後なくなることになります。

ぜひこの機会に『脱印鑑』を検討してみてはいかがでしょう!(^^)!



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