★事務所の達人『備品管理』を上手にするコツ


『備品管理』を上手にするコツ

皆さまの事務所は片付いていますか?

物品管理は

会社で使用している備品を

管理することです。


何をどこで管理しているのか記録したり、棚卸を行って備品が問題なく管理されているか確認します。


こんにちは

軽貨物が得意な運送会社『アシストライン』社の矢野です。


皆さんは、会社で物品を探すことってないですか?


ホッチキスの芯が無い( ゚Д゚)

どこに在庫が置いてあるのか意外と

把握されていない方も多いのでは無いでしょうか?

今回は

はじめて備品管理をするという方に向けて

備品管理のやり方についてご紹介します。



備品を管理する目的

どうして

社内の備品を管理する必要が

あるのか?

まずは備品を管理する目的を確認しておきましょう。


会社で備品を管理する目的は

「業務の効率化」「経費削減」と いったメリットを得られるからです(^^)/


業務の効率化

備品を管理することは

業務の効率をアップさせることに

つながります。


オフィスの備品は社員が

シェアして使うということが多いですね(^^)/


そのため

使いたい備品がどこにあるのか

所在がわからなくなることが多くあり


そうなると

備品を探し回って時間を浪費してしまいます。


また備品の状態を把握できていないと

備品が見つかっても故障などで

使用できない場合は業務が遂行できなくなります。


すべての備品を保管しているのか

誰がどこで使用しているのか


リアルタイムで把握することで

備品を使用したい時に探し回らずに済みます。


備品の管理によって状態を把握しておけば

備品が故障している場合には

すぐに修理して万全な状態にしておくことができるので

業務がストップすることも防げます。


このように

オフィスの備品を管理することによって

時間の無駄をなくして業務の効率を

アップさせることができます( ..)φメモメモ



無駄な出費をおさえる

備品を管理することで

無駄な出費をおさえることもできます。


管理がされていないと

すでにある備品を購入してしまい

無駄な出費が発生することがあります。


また備品は法人税に直結しているため

誤って計上すると税金の申告にずれが

生じることがあるので注意が必要です。


備品管理をすることで

ずっと誰も使っていない備品や

故障して現場のスタッフが勝手に廃棄した

物品が見つかることがあります。


経理の担当者が把握していれば

問題ありません。


しかし、把握していないと

不必要な税金を

納めることになります。




申告した内容に間違いがあり

延滞していた場合には

延滞税などを納めなければなりません。


備品を管理しておけば

こういったトラブルを防ぐことができます。



【物品管理の手順】


物品管理を行う際の手順と、それぞれのやり方について詳しく説明していきます。


①物品管理台帳を作る

まずは物品管理を正しく行うために

物品管理台帳を作成します。


一般的に

紙やエクセルを使って

『物品管理台帳』を

作成している会社が多いですね(^_-)-☆


『アシストライン』社でも

エクセルで管理しています。


管理台帳には以下のような項目を作りましょう。


  • 管理番号

  • 物品名

  • 種別

  • 登録日

  • 登録者

  • 更新日

  • 更新者

  • 保管場所

  • 利用状況

紛失や破損などがあった場合にも

『物品管理台帳』を見ればわかるように

会社で管理する項目を決めて管理してください。


会計処理上の台帳しか用意していないという場合には新たに物品管理用の台帳も作成しましょう。


物品管理用の台帳を作成することで

オフィス備品を一元管理することができます。




備品の情報を一元管理することによって

物品の移動や廃棄といった作業もスムーズにできます。


『物品管理台帳』を作成しておくことで

現物の備品管理が楽になり

監査があっても慌てることがなくなります。


備品の写真や図面・保証書なども添付すると

視覚的に把握できて見やすくなるので

棚卸しのミスも減らせます。


節税対策である減価償却分を把握することにも役立ちます。

登録情報は間違えないように注意しましょう。


名前・型番・取得価格・取得年月日・管理責任者などを

正確に入力することが重要です。



②物品を分類してラベルを作る

台帳で管理がしやすいように

物品を分類しましょう。


カテゴリーや使用する頻度によって

分けるといいでしょう。


分類をしたら

それぞれの物品にラベルを作って

ラベリングをしましょう。


ラベルとは

備品の識別番号を記載したラベルです。


ICタグやバーコード付きのラベルなどを備品に貼りつけることで

取得日や保管場所などを把握できます。


ラベルをそれぞれの物品に貼り付けておけば

オフィスの備品管理を視覚化することができます。


ラベリングをすることによって管理や棚卸しが

スムーズに行えるようになります。


手動で作成する場合には

ラベルプリンターの使用がおすすめです。


ラベルプリンターで備品情報と紐づけた識別番号を

印字して管理ラベルを発行できます。


バーコード情報を一緒に添付すると

目視での確認作業も省略することができます。



③定期的に棚卸しをする

備品は定期的な『棚卸し』が

必要となります。


定期的に棚卸しをすることで

台帳に記載されている情報と

実際の備品の状態に差異がないか

確認できます。


棚卸しを定期的に行うことによって

紛失・破損・故障に気がつくことができるので

物品の交換やメンテナンスができます。


適正な数を補充しておくためにも必要です。


備品の位置情報を正確に把握すると

棚卸し業務を効率化することが可能です。


大体の位置を把握しておくだけでも

台帳と備品を紐付ける作業が楽になります。



④ルールや配置場所を周知する

備品の管理では

社員にルールを周知することが

大切です。


複数の社員が利用しているオフィスの

備品を管理するためには

管理についてのルールを設定しておく

必要があります。


会社共通のルールを作っておくことで

現場の社員から経理担当者までルールに

基づいて備品管理をできるようになります。


備品の使用のルールや配置場所を周知しておかないと

「台帳の情報と実際の備品の状態が違っている」という

状態になりかねません。


管理が雑になって紛失や盗難にもつながってしまいます。


備品の使用ルールや配置場所について

マニュアルなどにまとめて

周知するというのがおすすめです。


備品の管理を始めるタイミング

オフィスの備品の管理は

オフィスを移転する時・レイアウトを変更する時に始めると良いです。

オフィスの備品管理はいつでも

すぐにできるというものでも

ありません。




オフィスのあちこちにある様々な物品を

一つ一つ確認していかなければならなく

大きな会社であればあるほど備品の数も膨大になるので大変です。


オフィスを移転する時など

不用品を削減するタイミングに着手すればスムーズに行えます。



備品管理のコツ4つ

①購入から管理までの流れを

フロー化する


一連の流れをフロー化することで

効率良くオフィスの備品を管理することができます。

以下のような流れが一般的です。


見積→稟議→発注→納品→

検収→固定資産台帳入力→現物管理


②会社全体に周知する

備品管理についてのルールは会社全体に周知しましょう。

組織全体で共有しなければ管理できません。


備品の使用状況や所在がすべての社員に周知できていれば

業務の効率アップにつながります。


備品の状態を共有できれば

返却忘れや紛失を防止することができて

廃棄時期の判断もしやすくなります。



③備品の場所や使用者を明確にする


備品管理の目的の一つが備品の場所や使用者を把握することです。


どこにあるのか所在を正確に把握する

ことによって備品をすぐに利用でき

業務がスムーズに行えます。


棚卸し業務をする時も効率よく行えます。


使用者を把握できると

備品の私物化も防止できます。


めったに動かすことがない備品であれば

位置情報を記載したファイルに備品情報を

紐付けておくだけでどこにあるのかを把握できます。


デスク単位で細かく管理しておきたいという場合には

備品ごとに管理番号を振り分けましょう。


④備品の状態を定期的に確認する


備品を管理する際には

備品の状態を定期的に確認しましょう。


使おうと思った時に故障したり破損していると業務がストップすることに

つながります。


高額な備品であれば紛失すると大きな損失になります。


社外で紛失して情報が漏洩するようなことがあれば

大きな被害(信用失墜)につながります。


備品の状態を定期的に確認して

状況を把握しておくことによって

このような事態を防ぐことができます。

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