★師走でPCも大掃除♪『データ整理』で仕事効率UPする方法☆彡


日々の仕事の中でどんどん増える デジタルデータ。

「気が付けば 仕事の効率を悪くしていませんか?」


・デスクトップがデータで一杯

・必要なデータがすぐに見つからない など

仕事の効率を上げるためには

デジタルデータの整理・管理が重要ですね!(^^)!


不要なデータを消去

フォルダやファイルの管理方法や整理のポイントをおさえると

効率アップが目指せます(*^^*)


「今は使っていないファイルが そのまま放置されていませんか?((((;゚Д゚))))ガクガクブルブル」




不要なファイルをそのままにしておくと

パソコンの容量を占領するだけでなく

ミスの原因になってしまう可能性があります。



使わないデータは

思い切って消してしまうことが『整理』の第一歩です。

ただ

間違えて消してしまわないように

迷ったものは外付けハードディスクなどの媒体に保存しておくと無難ですね。


・作業の段階ごとに保存していた古いファイル ・データ作成前のメモファイル ・重複してダウンロードしたファイル



上記のようなものは【削除】しても支障がでにくいので

思い切って断捨離』削除を検討してみてはどうでしょう。


くれぐれも

間違えて削除することがないよう気を付けましょう( ゚Д゚)


フォルダを整理しよう!

デスクトップ画面が

ファイルのアイコンで一杯になると 『誤消去やミス』を誘発を招きます。

ファイルは『フォルダ』に整理して

保存しましょう。

●ルールを決めて

適切なフォルダにファイルを保存するようにすると

目的のファイルを見つけやすくなります。


例1)クライアント別→案件別→データ形式や日時別 例2)事業別→仕事内容別→状況別(進行中/一時保存/完了)

といったように

①意味のあるフォルダの階層を作成し

②細分化してファイルを保存すると

ファイルの検索もしやすくなります。

ただし階層を深くしすぎると

かえって分かりにくくなるので

フォルダは3階層程度にすることが おすすめですね。


また

フォルダやファイルの名前の付け方にも工夫をします。

・頭に数字を入れる ・日付を入れる 


などの統一されたルールを適用すると

アイコンが整列され検索しやすくなります。


大切なデータは『クラウド』利用で超便利♪


今は使用しなくても

保存しておくべき重要なデータは

保存媒体や『クラウド』にバックアップをとっておくと安心です。




GoogleドライブやDropbox・onedrive・ エバーノート・iCloud・AWSと多種多様です。

ご自身が一番使うサービスで 連携すると良いですね♪


またクラウド』ストレージはファイルの喪失を防ぐだけでなく

外部からのアクセスも可能です。


取引先で急にデータが必要になった際などに便利です(*^^*)




すっきりと片付いたデスクトップ画面

ルールに基づいてフォルダごとに分類されたファイルデータで


『仕事の効率アップ』を目指すと時短で早く帰れますね♪



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