★環境系コストダウン『ペーパーレス化』して感じた事


ペーパーレス化して感じた事

今回は『ペーパーレス化』に関して お話させていただきます。


実は、弊社は昨年まで

コピー用紙を

毎月約5,000枚~7,000枚

消費していました。





2020.9.8

こんにちは

大阪で軽貨物運送が得意な 『アシストライン』社の矢野です(^^♪


毎月、アスクルさんのお世話になっていましたが

昨年社内の不安などを押し切り『ペーパーレス化』を進めました。


「いまだにFAXは行政などへの書類送信で大活躍 ( ゚Д゚)

IT化が進まないのは当然です・・・(笑)」


FAXの送受信は紙の出力を完全にやめ

PDF(各自のパソコン)で確認して編集し送信しています。


その他の書類も請求書・契約書・明細なども郵送を止めて

電子化に変えていってる最中です。


そして

各書類は、パソコンのそれぞれ決められたフォルダに格納。


これによって

毎月5,000枚以上消費していたコピー用紙が今では月に100枚程度になりました。


毎月5,000円程の経費削減に(#^^#)


また

紙の書類もPDFでパソコン(フォルダ)に格納する事で

書庫がほぼ空っぽ状態。


正直、今後は書庫がいらない気がします。


書類を確認するために書庫に行ってファイルを取り

ページをめくり探す事も無くなりました。


パソコンでファイル名を打ち込めば(検索すれば)

すぐに必要な書類が開くので時間短縮になりました。



今まではFAXを複合機まで各自取りに行っていました。


今はデスクを離れる事無く各自のパソコンからFAX受信の確認と送信ができて時間短縮に繋がっています。



このように

『アシストライン』社ではペーパーレス化に成功しました(^^)/



具体的に『ペーパーレス』化が本当に必要か? メリットやデメリットについて


電子書籍を愛用する人が増えて『契約書』がクラウド化

メールで届いたり電子印鑑を使ったり

身の回りでペーパーレス化を実感する機会が増えてきました。

しかし

企業や学校などでは今も大量の紙の資料を手にすることも多く

日本におけるペーパーレス化はまだまだ浸透しきっていないのが現状です。


これから

ペーパーレス化すべきかを検討されている方は

ぜひご参考にしてみてください。


ペーパーレス化とは

その名の通り紙(ペーパー)の利用を減らし

パソコン等で電子化ファイルとして閲覧できるようにすることで

業務効率を改善しようとする取り組みのことを指します。

具体的には

紙類にかえてPDF文書やインターネットFAXを利用したり

電子書籍・電子カタログ・Web会議の活用。


日報や勤怠管理なども電子化・クラウド管理を行なうことで

ペーパーレス化を実現することが可能です。


ペーパーレス化はなぜ必要なのか?

紙を減らすことによって

コスト削減業務効率の向上セキュリティ強化など

様々なメリットが生まれます。

紙の原料となる森林が伐採されるスピードと

森林が再生するスピードは比例していないことから

数年前から森林保護が叫ばれています( ゚Д゚)

二酸化炭素を酸素に変えてくれる森林が現象していくと

地球全体の二酸化炭素の量が増えることとなり

地球温暖化への影響が懸念されています。

マクロな視点からは

『ペーパーレス』化によって地球全体の環境保全にもつながります。


国が推進するペーパーレス化

政府が提唱し

2019年4月1日から施行された 「働き方改革」の具体策のひとつとして

ペーパーレス化も含まれています。


これまでは

紙での保存が義務付けられていた文書ですが国としてもペーパーレス化を推進すべく

「e-文書法」「電子帳簿保存法」などの法改正が行われました。

この法改正以降

全ての契約書や領収書はスキャンしたり

電子文書として作成・保存することが可能になりました。

時間や場所の制約から解放された働き方改革の需要が高まる中

どこにいても文書の閲覧・作成・編集を可能な状態にするペーパーレス化は

今の時代において必要不可欠であると言っても過言ではないでしょう。



ペーパーレス化の現状


数年前

総務省が企業における「業務改革取組状況」を分析したデータによると

社内における業務改革を実施するにあたって


ペーパーレス化を推進する企業は

全体の29.1%に達しているとの結果が出ています。



また

日本製紙連合会のデータによると

インターネットやパソコンやスマートフォン等の普及・発達により


新聞や雑誌などを紙面で閲覧する事から

電子データを閲覧する需要が増えたことなどにより


紙の生産需要が2000年をピークに年々衰退していることがわかります。


これらの結果から

企業はもとより社会全体として

ペーパーレス化への動きは

今後も止まることないでしょう(#^^#)


あまりの大量紙データの場合は

処分にセキュリティ面のために

シュレッダーによる廃棄では追い付かず


専門業者に依頼して

溶解処理が必要になっています。

「すごい経済的負担ですねー(泣)」


ペーパーレス化はなぜ進まないのか?

企業において

もっとも『ペーパーレス化』を遅らせている理由としては

「紙で提出・保管・配布する」という規定があること

最も多い理由になっているようです。



企業に古くから根付く規定や制度・慣習を

変えることはなかなか難しいですね( ^^) _旦~~


『ペーパーレス化』のメリットは十分理解していても

なかなか行動に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。

書類を『ペーパーレス化』することで

パソコンやクラウドサービスにアクセスする操作や

セキュリティ対策への知識など

一定レベルのITリテラシーが求められます。

日常的にパソコンを使用している方は

すんなりと受け入れられても

パソコン操作に自信のない方には

すぐには馴染めない可能性があります。

特に年配者に多いのが

長年慣れ親しんできた仕事のやり方が変わることに

心理的抵抗を感じています。


紙への絶対的な信頼性を持っていたりなど

世代間ギャップから『ペーパーレス化』への

足並みがそろわない事も想定されます。


一部の文書は法令により『電子文書』が許可されていない

例えば

『不動産取引における重要事項説明書』『賃貸契約書』

書面を交付することが法律で定められているため『ペーパーレス化』することができません。

その他

取引先によっては紙でのやりとりを求められたり


一部を手書きで書き込みたいという需要のある書類も存在するため

取り扱う文書を100%電子化することは難しいことが

『ペーパーレス化』が進まない理由と言えるのかもしれません。




ペーパーレス化の5つのメリット


①『業務効率化』文書検索が容易になる

紙で保管された文書を探す場合

まずは棚やキャビネットから必要な ファイルを取り出す。


ダンボールから目的の書類を探し出すなど手を動かして該当の書類を探す手間が発生します。

弊社でも以前は

常日頃からしっかりとファイリングされていれば良い方ですが


「あの書類どこにあったっけ?」と記憶をたどるところから

スタートしたり「○○さんじゃないとわからないなど」と

属人化されてしまっているケースが多々ありました。

部署異動してみたら

前任者から資料に関する引き継ぎがなく

全ての書類をひっくり返して何日もかけて探し出した

なんていう事もあったり・・・

文書が『ペーパーレス化』によってデータ化されることで

資料の場所が明確になり検索機能を使えば必要な文書を

すぐに見つけ出すことが可能になりました(#^^#)


②『コスト削減』紙代・印刷代が不要/修正データも即時共有


紙の資料は

意外と多くの費用が発生しています。

・資料を印刷するための紙代

・インク・トナー代


印刷代以外にも

・印刷機器のメンテナンス費用

・資料の郵送

・運搬費用

・文書廃棄費用(シュレッダーや廃棄業者費用など)

・保管

・管理費用のほか、これらの業務に携わる人件費も必要となります。

『ペーパーレス化』を行なうことは

これらのコストの大幅な削減が期待できます。

また

会議に使用する資料などは

たった1文字でも変更・修正が加わった場合

紙の場合は人数分プリントし直しになるケースもあります。

文書を『ペーパーレス化』することで

修正データを全員に即時確認・共有することができるのも

ペーパーレス化の大きなメリットでしょう。


③資産の確保|保管スペース確保が必要なくなる


例えば

領収書は法令で7年間の保管が義務付けられています。

資料を保管するためには場所の確保のほかキャビネットやラック・ファイルや保管箱などの備品も必要となるケースがほとんどです。


保管する資料の数が膨大になればなるほどこれらを用意する費用負担も少なくありません。

『ペーパーレス化』によって

保管スペースや保管のための備品全てが不要となり

コスト削減のほか限りのあるオフィス空間の有効活用にもつながります。



④『セキュリティ強化』 紛失・劣化・情報漏洩のリスクを減らす


紙の資料は

閲覧制限を設けることができないため

重要書類は鍵のかかるキャビネットに保管など物理的な対処が必要となります。

また

書類の持ち出しについてのルールや廃棄方法がずさんだと

簡単に情報漏洩してしまう可能性も否定できず

全社員が情報管理についてのリテラシーを高く保ち続ける必要があります。

その他

紛失や盗難・火災や災害などのほか

紙そのものの劣化や毀損などで

書類そのものを失ってしまうと復元が困難な場合も想定されます。

『ペーパーレス化』によって電子化した書類は

担当者ごとにアクセス制限・閲覧制限を設けることができます

よって情報漏洩のリスクコントロールが可能ですね('ω')ノ

データ化された書類は劣化することがないため

万が一パソコンやサーバーが故障したり盗難にあっても

クラウド上に保存しておいたバックアップから復元することができます。


これは紙媒体にはない大きなメリットです。



⑤企業価値向上|環境保護への取り組み

紙の消費は 森林伐採につながっています。


環境破壊やそれに伴う

地球温暖化や異常気象などの問題を解決するためにも

『ペーパーレス化』は地球環境保護にも有効な活動と言えるでしょう。

『ペーパーレス化』を推進することは

持続可能な社会をつくるための取り組みを実践している

企業であるというアピールにもなり

企業価値向上にもつながります。



ペーパーレス化の3つのデメリット

①資料の全体像が見えにくい

パソコンのモニターやタブレットなど

表示される場所に制限がある機器で

閲覧することがほとんどとなります。


画面サイズが小さい場合は

それに比例して文字も小さく表示され

読みにくく感じられる場合があります。

また

文書が複数枚にわたると

紙での閲覧よりも全体の流れを

大きく見ることが難しいと感じられることも・・・



②導入コストがかかる

『ペーパーレス化』のためには

パソコンやタブレット端末などの電子機器が必要になります。

これまで従業員全員がパソコン等の電子機器を保有していなければ

必要な人数分の電子機器導入が求められます。

また

セキュリティ対策のためのソフトウェア導入や

場合によってはネット環境の見直しなども必要になる場合があります。

これらの必要機器や環境が揃っていない場合

導入のための初期コストが高いと感じられるため

『ペーパーレス化』が鈍化してしまう

要因のひとつになっていると考えられます。



③システム障害や故障の影響を受ける

クラウド上に文書を保管している場合

ネット環境やクラウドサーバーに障害が発生した場合

文書にアクセスできないなどの影響が考えられます。

また

文書を閲覧するPC機器が故障してしまったなど

物理的に文書閲覧不可な状態になるケースも想定されます。


まとめ

『ペーパーレス化』を行なうことは

管理体制そのものを抜本的に見直す良いきっかけとなり

企業全体で取り組む必要があります。

『ペーパーレス化』による大きなメリットを享受するためにも

導入することの必要性について十分な説明を行ない

理解してもらうことから始めてみてはいかがでしょうか。

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