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★整理・整頓・清掃『パソコンデータ』の『5S』が重要な時代
製造現場や物流会社や事務所で
『3S』またはそれを含む『5S』を
積極的に取り組まれている会社は多いのではないでしょうか( ﾟДﾟ)？
仕事に必要なモノだけに絞り
仕事を行いやすくすることで
品質向上に繋がることを実感されている方も多いと思います。
こんにちは
軽貨物運送『アシストライン』社の 矢野です(^^♪
さて今回は
その『3S』がパソコンデータでもできているかを皆さんとご一緒にチェックしていきたいと思います。
わたしも管理者として
スタッフのパソコンをたまに見ることがあります。
プロジェクト用に作成したファイルを
「とりあえずデスクトップに保存」して
1週間後に再度見てみると、その時のファイルがそのまま・・・
なんていうことが無いか確認しています(^^)/
1週間も経ったら
そのファイルが捨ててもいいものかどうか判別がつきません（汗）
また
もし重要なファイルだった場合も「とりあえず…」と
意識せず保存していると
どこに保存したかを思い出すことができなくなりますよねー
結果
次回までの宿題事項が終わらず
先に進めずプロジェクトが遅延・・・
まさに仕事の品質低下につながります。
改めて
パソコンの『3S』とはどういう活動か
一緒に確認して意識を高めてまいりましょう♬
『ムダは宝の山
モノを持つことはコスト
人を責めるな仕組みを責めろ』 名言なりー(^^)/
整理
『トヨタの片付け』が有名ですねー
その中に
『片付けは雑務ではなく、仕事そのものである』
とあります。
ムダや効率ダウン・生産性ダウンの
原因になります。
解決策はかんたんで
いらないものを捨てることです。
実はこれが意外と難しいです(*_*;
紙の資料なら簡単に捨てられるのに
会社のパソコンの中のファイルとなるとなぜ難しいのか？
その理由として以下のようなことが考えられます。
物理的に場所をとらないので捨てる必要性を感じない
誰が作ったものか？ 誰が使っているものかがわからず捨てていいのか判断できない
しかし
どんなに場所をとらなくても
不要なものは不要です。
「HDD容量も埋まっていきますね」
100ファイルの中から1ファイルを探すより
10ファイルの中から1ファイルを探す方が格段に効率は良いです。
強い意志を持って捨てましょう(^^)/
「わたしは、捨てすぎて必要なものまで削除してしまう事が稀にあります。」
(ﾟロﾟ≡ﾟロﾟ)うわぁ～
そのためにも次のような社内ルールを
作っておくとよいでしょう。
ファイル作成時に残すべきものかどうか判断する（上長判断）
ファイル名（作成者）で分ける
弊社でも共有フォルダにデータを保存する場合は
管理者を決め、誰が見ても管理者が分かるようにしています。
整頓
『決められた物を決められた場所に置き
いつでも取り出せる状態にしておく事』です。
ファイルは簡単に作成でき簡単に削除できる為、個人で気軽に作っていろいろな場所に保存しがちです。
『改めて意識したいのは
利用しているのは会社のパソコンでお客様の個人情報』
であるということです。
専用パソコンも
自分が作ったファイルも他の誰かが利用することを考え
次のようなことを意識して整頓しておきましょう('ω')ノ
全社共通のフォルダルールを作成する
個人でしか使わないものは「個人フォルダ」を作成し、そこに保存する
関連するものはファイル名に統一感を持たせ、並び順にも気を配る
デスクトップに保存する共有フォルダのショートカットは、共有する階層を揃える
共通で使用するソフトはアイコンの位置もなるべく揃える
特に製造現場では1人の方が作業場所を移動し
異なる複数のパソコンを使用する場合があります。
パソコンが変わった際にアイコンを探す
という時間のムダを省きましょう。
清掃
『常に掃除をする』
ことです。
パソコンだと
ファイルを常に使いやすい最新の状態に保つこと
整理を定期的に行うことなどが清掃と言えると
思います。
以下のような社内ルールを検討してもいいでしょう。
共通業務は標準化を図り、ひな型ファイルを作成する
ひな型ファイルは1つでも作業を省けるよう意識し、必要に応じて更新する
ひな型ファイルは常に最新のものを使用するよう周知徹底する
ひな型（テンプレート）ファイルで省く作業はとても小さなことも対象となります。
たとえば
Excelファイル保存時のカーソルの位置が
あります。
意識せず
どこかのセルをクリックした状態で
ひな型ファイルを保存しておくと
そのファイルをコピーして使用する人は
毎回先頭セルにカーソルを戻してから
作業を開始しなくてはなりません。
ひな型ファイル作成者が
1回先頭セルをクリックしてから保存するだけで
そのファイルを100回使用する場合
100回先頭セルをクリックする無駄を省くことができます。
●参考までに便利なショートカットキー
「Ctrl+Home」をご紹介します。
ExcelファイルやWordファイルなどで
Ctrl+Homeボタンを押すと
先頭セルへカーソルが移動してくれますので保存前の習慣にすると良いです。
弊社では
最新のひな型ファイルを使用でも
バックアップフォルダを別に作り
古いひな型フォルダはそこに移動するようにしています。
履歴管理上
古いファイルを残しておきたい場合などは
間違ってファイルを選ぶことのないような
仕組みづくりも重要です。
その他
以下のようなことも有効です。
ファイルの削除期限や削除条件を決め、ファイル名やデータの中に残す
「一時保存フォルダ」を作成し、そこに保存したファイルは一定期間経過時に削除可否を再確認する
この手法は実際弊社でも取り入れており
ファイル名に記載した削除期限を過ぎたものは管理者が削除をすると事前にルールを決めています。
削除期間経過時の確認の手間も省けます。
ファイルを保存する側も必要なデータは削除をされては困ります。
都度、状況が変化したら削除期限を必ず見直すなど
期限に対する意識も高まります。
『3S』活動は課題発見に繋がり改善活動に結びつきます。
改善活動は継続をすることが大切ですね～(^^)/
この記事を書きながら
私自身のパソコンもさらに見直していきまーす！
是非継続していきましょう。
「継続は力なり」
「カイゼンに終わりは無い(*^^*)」
★今日の名言
『片付けは雑務ではなく仕事そのものである』
『モノを持つことはコストにつながる』
『人を責めるな。仕組みを責めろ！』 Bｙ『トヨタの片付け』より参考引用
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