★簡単!パソコン『ファイル管理&検索の効率化』のコツ・テクニック


「パソコンで何がどこにあるのか探して イライラする事は無いでしょうか?( ゚Д゚)」


PCで資料を保管するフォルダを見ると

フォルダやファイルの整理が出来ていなくて

探すのに時間がかかって困りませんか(汗)



こんにちは 大阪で軽貨物運送が得意な 『アシストライン』社です(^^)/


実は私も以前は

よくファイルを探すのに時間がかかったりしました(*_*;

その原因は単純で

PCのフォルダやファイル管理の方法を知らずに

【自己流】で作業を行っていたからです。


例えば

どこに何の資料が保管されているのか

分からないことは少なくありません。


そのせいで

資料を探すのに時間がかかってしまうのです。


そこで

PCのフォルダやファイルの正しい管理法や

効率的な操作法をご紹介していきます。


フォルダやファイル管理が上手い人ほど仕事が早い

フォルダやファイル管理が上手いと

周りから『仕事が早く信頼できる人』として評価されます。


なぜかと言うと

人からの質問に対してすぐに答えることができるからです。


例えば

他部署の人から

「以前、提出した○○の見積りを見たいのでメールで送ってください」

と言われたとします。


この時

フォルダやファイル管理が上手な人は

「○○の見積りは○○のカテゴリーだから

あのフォルダにあるな」とすぐに分かります。



そのため

質問が来てから1分そこらで

ササっとメールで返信することができます。



他部署の人からすれば

「こんなにすぐに資料が出てくるなんてありがたい。

仕事ができる人だ」と感じます。


このように

フォルダやファイル管理が上手いと

仕事が早く信頼できる人として評価されるのです。



『仕事ができない人』ほどフォルダやファイル管理が下手

一方で

フォルダやファイル管理が下手だと仕事が遅くなり『仕事ができない人』と評価されがちです。


なぜなら

フォルダやファイル管理をしていないと

資料を探すのに何分も時間がかかるからです。


例えばこんな人が結構います・・・

資料一つ探し出すのに5~6個のフォルダをクリックして探す。

結局見つからず「後で出しときます」と言われたり(汗)


ファイル一つ探すのに

これだけ時間がかかるようでは仕事一つを終わらせるのに

どれだけ時間がかかるのだろうと思われたりします(汗)


このようにフォルダやファイル管理が下手だと

仕事が遅く『できない人なんだ』と評価をされてしまいます。



「仕事ができる人なんだ」と評価や感じてもらうにはこれからご紹介する 『フォルダやファイル管理のコツ』を実践して

もらえれば評価もあがりますね♪



それでは

検索作成の効率化テクニックや技を一つずつ紹介していきます。


PCでのフォルダやファイル管理のコツ

フォルダやファイルを正しく管理するルールや方針



フォルダを開いた瞬間に

どの資料がどこにあるかを分かるようにするのが狙いです。


以下の3つを紹介します。


①フォルダ名を仕事の順番にする ②フォルダ名やファイル名の先頭文字は半角英数字にする ③不要なファイルはTrashフォルダへ ④テンプレートフォルダをコピペして使う


①フォルダ名を仕事の順番にする


フォルダ名を付ける時

仕事の流れや順番を意識するのが大切ですね♪


フォルダが仕事の順番で並んでいれば

どのフォルダに資料が保管されているか

すぐに予測できるからです。


このとき「00」や「10」のような

数値を先頭につけるのをおすすめします。


その後

新しいフォルダを作成する必要が生じたとき

「01」や「11」といった名称でフォルダを作成し

管理がしやすくなりますね(^^)/


仕事の流れで考えれば

「40_画像」と「50_最終資料」の間に

新規で「41番目の動画」を入れたい場合


「41_動画」というフォルダを作成すれば

分かりやすいですね♪

しかし

一桁の数字でフォルダを作成していた場合「4画像」と「5最終資料」の間にフォルダを作成すると分かりにくいですね。


そのため「00」や「10」のような数値を

先頭につけるのをおすすめします。


②フォルダ名やファイル名の先頭文字は半角英数字にする



フォルダやファイル管理を 行うときのコツとして


その名称の先頭文字を半角英数字にすることがあります。




[1] 順番に並べることができ『検索』しやすい


フォルダやファイルの名称の先頭文字を

数字やアルファベット(半角英数字)にすることで

順にフォルダやファイルを並べることができます。


その結果

フォルダやファイルがどこにあるか感覚的に

一瞬で分かります。

一方で、フォルダやファイルを日本語で書いた時フォルダやファイルの順番が判別しにくくなります。


そのため

ファイルやフォルダが仕事の順番に

並べることができなくなります。


それを回避するために

フォルダやファイルの名称の先頭文字を

半角英数字にしておきます。


[2] キーボードで移動できる

フォルダやファイルの名前の頭文字が数字やアルファベットの場合

キーボードを押すだけで移動できるようになります。


フォルダやファイルの頭文字の数字やアルファベットを押すとファイルやフォルダに移動できるようになります。


「めっちゃ楽~(*^^*)」



③不要なファイルは保管箱フォルダへ

フォルダを開いた時

ファイルがあればあるほど

どれが最新版なのか分からなくなることがあります。


これでは、資料を探すだけでも一苦労です。


そこでフォルダはできるだけ削除します。

しかし

ファイル削除するとき

「おそらくもう使わないけれど、削除してしまうと不安」と

感じる場合があります。


そこで「保管箱(20201203)」というように 日付入りのフォルダを作成し入れておくことで対処します。


④テンプレートフォルダをコピペして使う

仕事でルーティンを行うとき

必要なフォルダが入ったテンプレートフォルダを作成しておくと便利です。


なぜなら

テンプレートフォルダをコピペすることで

ムダな操作が減るからです。


例えば

記事作成を行うとき

以下のフォルダをコピペして使うようにしています。


そうすると「template」フォルダに含まれる

フォルダを作成する手間が省けます。



それ以外にも「template」フォルダに含まれるフォルダを見ることで仕事の流れを確認することもできます。


つまり「template」フォルダが仕事を進めるときの手順書にもなるのです。


もし

流れや順番が分かっている仕事であれば

必要なフォルダが入ったテンプレートフォルダを

作成しておくと便利です。


フォルダやファイルへの移動を早くする2つのコツ 【マウスではなくキーボードで移動】する

フォルダやファイルを探すとき

フォルダ間を移動することがあります。


この時

『仕事が早い人』はマウスではなくキーボードで移動します。


それは

『マウスを使うと探す時間がムダ』になるからです。


コツ1|フォルダ移動はキーボード:マウス = 8:2で行う コツ2|キーボードで目的のフォルダへ瞬間移動


では、その理由やコツをご紹介します。


コツ1|フォルダ移動はキーボード:マウス = 8:2で行う

フォルダ内を移動するとき

基本はPCのキーボードで行います。

キーボード:マウス = 8:2

でフォルダ移動がおすすめです。


なぜかと言うと

『キーボードで移動した方が早い』からです。

例えば

フォルダ内でファイルを検索するとき

フォルダをスクロールしながらマウスで探す人がいます。


しかし早い人は違う探し方をします。

フォルダやファイル名の頭文字をキーボードで叩いて移動します。


これで

フォルダやファイル名を確かめたり探したりせずに

フォルダ内を移動することができます。


フォルダ移動の基本はキーボードと覚えておくと便利ですね♪


コツ2|キーボードで目的のフォルダへ瞬間移動


仕事では

『よく使うフォルダ』と 『あまり使わないフォルダ』あります。


この時

よく使うフォルダにショートカットキー設定をするのがおすすめです。


そうすると

一瞬でそのフォルダを開けるようになります。


例えば

3~4回クリックしてようやくたどり着く

場所にあるフォルダをよく使っているとします。



この時 フォルダを『ショートカットキー設定』をしておくとマウスなしでショートカットキーを押すだけでフォルダへ移動ができます♡



フォルダやファイル操作を早くする

10個のショートカットキー


フォルダやファイル操作を早くしたい場合

ショートカットキーを使うと速くて便利です♪


一度覚えてしまえば

仕事がありえないほど加速するからです。

「加速そーち☆彡」


例えば

マウスを3~4回クリックして探すのが ショートカットキーを使えば1回で終わります。



そのため

マウスで行っている作業を

ショートカットキーに切り替えれば

仕事をササっとこなせるようになります!(^^)!


『ショートカットキー』で

フォルダやファイル操作で困らなくなりますね( ゚Д゚)

【ファイル/フォルダ検索】⇒「Ctrl」+「F」


【ファイル/フォルダを削除】⇒「Ctrl」+「D」


【フォルダの階層を移動する】⇒「Alt」+「←」


【フォルダの階層に戻る】⇒「Alt」+「→」


【フォルダ名やファイル名を変更する】⇒ファンクションキーの「F2」


選択状態を維持したまま、選択範囲を広げる】⇒「Shift」+「↑」

【Endフォルダ内で最も下にあるフォルダを選択する】⇒「Home(キー)」


【ファイルアドレスを全選択】⇒「Alt」+「D」


【新規でフォルダを作成する】⇒「Ctrl」+「Shift」+「N」

【フォルダやファイルを最新版に維持する】 2つの方法&チームで共有

フォルダやファイルを管理する上で

大切なことに【最新版を維持する】ことがあります。


最新版を使うようにしないと

誤った情報がインプットされてしまうからです。


例えば

チーム共通フォルダ内のファイルをコピーして

個人PCのデスクトップで変更をした場合


個人PCのデスクトップにあるファイルが最新版になります。

しかしチームメンバーはそれを知りません。


そのため

チームメンバーはチーム共通フォルダ内の

ファイルを使って作業をします。



そうすると

「個人PCのデスクトップで変更したファイル」と

「チーム共通フォルダ内のファイル」の両方が最新版になってしまうという危険な状態になります(汗)


その結果

どのファイルを使えばいいのかわからくなってしまいます。

それを避けるために

最新版管理を上手く行うコツを紹介します。


方法1|デスクトップにファイルを置かない

方法2|DropBoxを使う(クラウドストレージ)

方法1|デスクトップにファイルを置かない


フォルダ内のファイルを個人デスクトップに置かないとを意識すると良いです。

実際

私もデスクトップは綺麗にしています。


なぜかと言うと

デスクトップに置いたファイルは

存在を忘れてしまうからです(汗)


さらに悪いこととして

デスクトップがファイルだらけになって

結果探すのに時間がかかってしまいます(ヒェー)


残念ながらデスクトップで保管しても

メリットはありません( ゚Д゚)

情報更新は全てフォルダ内で行うことをおすすめします。


方法2|DropBoxを使う(クラウドストレージ)


チームでフォルダ管理をする時

おすすめめなのが『DropBox』です。


メールアドレスを登録すれば

DropBox上でチームメンバーとファイルを共有できます。


このとき

クラウドストレージとして『Google Drive』もありますが

『DropBox(ドロップボックス)』をおすすめします。


なぜなら

『Google Drive』だとGmail (メールアドレス)を

登録する必要があるからです。


実際チームメンバーの中には

Gmailを使わない人もいます。


そのような時に対応できるように

『DropBox』を使うのがおすすめです。


フォルダやファイル管理の方法をお伝えしていきました。


本やインターネットで紹介されている

『時短術』は数多くあります。

ただ

ここで紹介しているものを使いこなせるようになるだけでも

仕事の速度を早めて、格段に楽になりますよ~φ(..)メモメモ


もしかすると

すぐに使いこなせるようになるのは

難しいと感じる人もいるかもしれません( ゚Д゚)


その場合は「これは使えそうだ!」と思える

内容から試してみることをおすすめします。


パソコンに付箋を貼って

いつでも目に入るようにしておくのもいいアイデアですね。



ちなみに

Windows10内に『付箋』アプリがあり予定やメモなどを

デスクトップ画面に表示し忘れないようにできます。

『Sticky Notes』もあります。


こちらはPC上に記憶されているので

常時使う「テンプレート」などを用意しても

電話対応などのログを残す際にも便利です。


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