★仕事のREAL「忙しかったから」出来なかったは理由になるの?!


職場でたまに聞く言葉で

「忙しかったから出来ませんでした」

ついて私なりの考えをお話させていただきます。


こんにちは

軽貨物運送が得意な『アシストライン』社の 矢野です。


私が社会に出た頃の話。

それはそれは、しごかれ続け何度も

くじけそうになりました。


休憩や食事をとる時間もありません。

正直あまり苦ではありませんでした。


学生時代は

お金を払って勉強に取り組みますが社会に出て

会社における業務はお金をもらってスキルや経験が得られるのですから。


やはり慣れないことには時間がかかります。



早朝からの出勤で

帰りは日付が変わって帰宅が

もはや当たり前なぐらい働いていました。


そんなある日

先輩に新規営業の進捗確認がありました。


当時

月3件の新規獲得をノルマとされていて

ほとんど新規営業活動が出来ていませんでした。


当然

先輩社員からは「何故できなかったのか?」と聞かれました。


そして私は「忙しかったから出来ませんでした」

その時は何も考えもせず口にしました。


忙しかったから出来なかった 『それは理由にならんやろ』

ん…?

「忙しいからできなかった」は理由にならない・・・


では何がいけなかったのでしょうか?!

先輩へ純粋な疑問としてお聞きしました。


・これは1ヶ月前に決まっていた事

・それを今になって「忙しい」を理由に

与えられたノルマやるべき業務を達成できなかった


と言える立場ではありませんでした。


つまるところ

『タスクコントロールができていない』

ことを先輩は指摘したのです。


恥ずかしながら、私は衝撃でした。


あらかじめ

『仕事内容もそれを達成させる時期も決まっている』


にもかかわらず達成できないのは

緊急性が非常に高いタスク(=作業・案件)が横入りしない限り

全くもってわたし本人の責任でした。



『時間は有限&仕事も有限』

当たり前ですが『時間は有限』です。

これだけは断言できる絶対的な概念の一つです。


その有限な時間をどのように使うか

が仕事において最も大切なことです。


当時の私も例にもれず「時間が全然足りない」と

何度も痛感していました。


時間をつくる(=時間外労働を増やす)ことが

その問題を解決する有力な方法であると思っていました。


しかし『1日は24時間』


血ヘドを吐きながら徹夜を何回も続けても

ここは絶対に変わりません。


したがって

『時間をつくる』ということにも限界があり

結果わたしは期日に間に合わない仕事をしてしまいました。



一方で『仕事も有限』です


ある一定期間に

あるタスクをこなしていく


というように時間で区切れば自ずと

分かると思います。


無限に続くように思える仕事も

タスクを細かくすれば必ず終わりが見えます。

(プロジェクトの細分化⇒作業の単純化が可能)


タスク(作業)を細かくしても

仕事量が把握できない場合、それは経験不足か考察不足です。


つまり

『仕事は有限』であり『時間も有限』であり

タスクをこなすことに帰着します。



ポイントは段取りと修正⇒そして相談

具体的には何をどうすれば

「忙しかったから」と理由付け

しなくなるかですね(#^^#)


ポイントは

①段取り

②修正

③相談

この3つになります。




①段取り


まず与えられた仕事をどのようにこなしていくか

全体のスケジュールを把握することが最も大切です。


そのためには

その仕事でのゴールを明確にする必要があります。


例)

・残り2週間で契約を○○件とりつける。

・1ヶ月後の○月☓日にこの新規業務をキックオフする

など具体的な日数と達成すべき内容を明確にします。


そして

スケジュールを元に仕事を細分化し

タスクをできる限り細かくしていきます。


1:○○について調べる。

2:☓☓さんへ△△を聞きに行く…

3:〇〇さんに教えてもらう。といった感じでしょうか。


全体の把握

ゴールの設定

達成するのに必要なタスク


これらを始めに明確にして

各タスクにどれくらい時間がかかるか


を算出しスケジュールを組む


当たり前のようなことですが

これを特に社会経験が浅い人が

疎かにすると相当に痛い目にあいます。




②修正


事前に仕事量を把握し

スケジュールを組んで仕事に取り掛かっていても上手くいかないことはあります。


というより

スケジュールどおりに行くことのほうが経験が浅いうちは無い

でしょう。


・急なタスクが横入りしてしまった。

・タスクの要素分解があらく業務量が思った以上にあった。

・わからない箇所が出てつまづいてしまい業務が進まなくなった。

・体調を崩してしまった・・・


など要因は様々です。


ここでやるべきことは

『計画の見直し』つまりは修正です。


具体的な修正方法はさておき


修正をかけるかのジャッジは最低1日1回は必要だと考えます。

       ↓

修正をかけるタイミングが早ければ早いほど手戻りが少なくなります。

       ↓

手戻りが少ないほどスケジュールを食いつぶさなくなります。

       ↓

スケジュールが食いつぶされないほどタスクの進捗はよくなります。


修正する方法は状況によりますが

場合によって自分自身だけでは解決できない事態に

当たり前のように直面します。


ではその時どう対応すればよいのか。


⇒相談しましょう。




③相談


会社という組織において仕事というのは

大抵の場合複数人で取り組むことが多いと思います。


その複数人(=チーム)の最終目標は仕事をやりとげることです。


ここで勘違いしてはいけないのは

自分が担当する範囲が無事に終わればよいのではなく

チーム全体における目標が達成されることが最優先になります。


極論

自分が全くできなくても他のメンバーが頑張ってくれて帳尻が合えばよい

のです。


しかし

自分が「できない」ということを

チームメンバーは知る権利があります。


何故なら

自分が「できないタスク」が宙に浮いているままだと

チーム全体のゴールが「できないタスク」によって

達成されなくなってしまうからです。


それを防ぐためにチームメンバーに

「自分にはこのタスクは達成できない」

出来たとしても時間に間に合わなさそうだと

共通の認識を持ってもらいましょう。


これはゴールに対するリスクヘッジになります。


自分のことだけ考えて評価のことを気にして

結局目標が達成されなかったら

それこそ本末転倒です。


とにかく

段取りをつけて適宜修正をし状況を相談


たとえ 自身が仕事のできない無能だと思われても

チーム全体の目標達成のほうがはるかに重要です。



私もそうでしたが

「仕事ができないと思われるのが嫌だ」と言って

ろくに相談もせずにタスクをしょいこむ必要など

チリほどもありません。


特に新人は仕事ができるとはそもそも思われてないので

そんなに自分を高く買うのはうぬぼれに過ぎません。


『段取りと修正そして相談』


これらに注意すれば「忙しかったから」という

理由は自然となくなります。


本当に緊急で膨大に別件を差し込まれたとき

ここではじめて

「差し込まれたタスク処理に時間をとられ忙しかったからです」

と言えるでしょう。


しかし

そもそも前述の緊急で膨大な別件をしなければいけなくなった時は

報告する義務があります。


今、〇〇の案件を抱えているので・・・

とか相談する責任があると思います。

「忙しい」を言い訳にする人は仕事ができない

いかがでしたでしょうか。


実際、社会人一年目の「忙しかったから」発言以来

「段取り」「修正」「相談」を意識するようになってから

「忙しい」をタスクが達成できない理由にすることは激減しました。


自分が出来なくても

できる人間にお願いすればいいのです。


結局個人でなく

組織で結果を出すことが求められているので素直に相談しましょう。


もし

あなたが新人ないしはそれに近い存在だとして

チームメンバーに相談しても解決できない。


チームメンバーが解決への手助けをしてくれない場合

頼み方が下手か周りが仕事に対して向き合っていないかのどちらかです。


まともな

社会人ならば共通目標を達成するために

何かしらの形で手助けしてくれるはずです。


もちろん

自分自身が最大限努力した上でですが。


それ故に

私は会議やミーティングなどで

「忙しかったから手がつけられていません」

発言している人は最低限の仕事もできない社会人とみなします。


年上だろうが

同僚だろうが取引先だろうとです。


特に取引先からこれを言われたときは

担当者を変えてもらったり

取引先を変えたりした事もあります。


同じ会社でそのような人がいれば

仕事をお願いすることはほぼありません。


何故なら「忙しかったから」という理由で

与えられたあるいは頼まれた業務をこなさない

無責任な人だからです。



「忙しい」は免罪符には一切なりえません。


決められた時間に

決められたタスクを頭を使ってコミュニケーションをしっかりとってどんな形でも達成させる。


まずはこれができないと

話にならないでしょう。


厳しい言い方ですが「忙しい」で

全てが許されてしまっては

おそらく何も達成する事は難しいでしょう。


普段

何気なく「忙しい」と言ってしまいがちですが

いい意味での「忙しい」と悪い意味での「忙しい」があるので

言葉には気を付けましょう( ^^) _旦~~




息抜き動画で楽しんでください。

5W1Hで【ホウレンソウ】している

ところは参考になります。






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